Softwares Licenciados
Em conformidade com o Provimento 74, é imperativo que os serviços notariais e de registro garantam o uso exclusivo de softwares licenciados, incluindo aqueles de código aberto ou de livre distribuição.
Este requisito visa não apenas assegurar a legalidade e a ética no uso de recursos tecnológicos, mas também proteger os sistemas contra riscos de segurança associados a softwares não autorizados.
PROCEDIMENTOS E BOAS PRÁTICAS NECESSÁRIAS
- INVENTÁRIO DE SOFTWARE: Manutenção de um registro atualizado de todos os softwares em uso, incluindo suas licenças e termos de uso.
- AUDITORIAS REGULARES: Realização periódica de auditorias de software para verificar a validade e a conformidade das licenças.
- EDUCAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS: Sensibilização e treinamento dos colaboradores sobre a importância do uso de softwares licenciados.
- ATUALIZAÇÕES E ALERTAS DE LICENÇA: Monitoramento de alertas fornecidos pelos próprios softwares sobre a validade da licença ou tentativas de uso não autorizado.
SOLUÇÕES RECOMENDADAS
FERRAMENTAS DE SOFTWARE ASSET MANAGEMENT (SAM)
MANAGEENGINE ASSETEXPLORER:
Ferramenta de gestão de ativos de TI que inclui funcionalidades para gerenciar licenças de software.
SNOW SOFTWARE:
Uma solução abrangente que permite o gerenciamento de licenças e a identificação de softwares não autorizados.
SPICEWORKS IT ASSET MANAGEMENT:
Oferece um sistema gratuito de monitoramento de software e hardware, útil para auditorias de licença.
FUNCIONALIDADES DOS SOFTWARES
- Muitos softwares, especialmente aqueles desenvolvidos por grandes fabricantes, possuem sistemas internos que notificam os usuários sobre o status da licença. É importante monitorar e atender a esses alertas para garantir a conformidade.
CONCLUSÃO
O uso de softwares licenciados é um componente crucial para a conformidade com o Provimento 74. A implementação de práticas rigorosas de gestão de licenças, combinada com o uso de ferramentas de SAM, garante que os serviços notariais e de registro operem dentro dos parâmetros legais e éticos.
A manutenção de um inventário atualizado, a realização de auditorias regulares e a educação dos funcionários são passos essenciais para evitar o uso de softwares não licenciados, mitigando riscos legais e de segurança.