O encarregado de dados é uma das engrenagens que ajudam na conformidade do cartório à LGPD, sendo primordial para uma boa governança de dados na serventia.

Para quem é encarregado, conhecer suas funções é algo de extrema importância. O encarregado de dados é uma das engrenagens que ajudam na conformidade do cartório à LGPD, sendo primordial para uma boa governança de dados na serventia.

Para quem é encarregado, conhecer bem suas funções é algo de extrema importância. Tais funções são detalhadas no art. 41 da LGPD:

I – aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; 

II – receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; 

III – orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e 

IV – executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares. 

Como se percebe, a maior qualidade do encarregado de dados não é conhecer a fundo questões técnicas. Embora precise conhecer essas questões, três das quatro atribuições previstas na LGPD para o encarregado dizem respeito à comunicação. 

Além disso, a LGPD define o encarregado de dados como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a ANPD (art. 5º, VIII, LGPD). 

O encarregado de dados não deve apenas encaminhar as soluções para as demandas apresentadas, mas também prestar esclarecimentos ao titular de dados pessoais ou à autoridade fiscalizadora (ANPD ou corregedoria). 

Nesse sentido, o encarregado precisa ter uma boa capacidade de adaptar sua linguagem perante os diferentes públicos com os quais precisa se comunicar. 

Além disso, internamente, o encarregado deve atuar orientando os colaboradores e o próprio agente delegado, não apenas em relação a questões práticas, mas em termos conceituais. 

Depois do agente delegado, o encarregado é o principal responsável pela conscientização da equipe no que diz respeito à LGPD. Sua missão é criar uma verdadeira cultura de privacidade na serventia, para que haja respeito aos direitos dos titulares em todas as situações e, além disso, sejam evitadas sanções e condenações cíveis ao delegatário. 

Fonte: A LGPD segundo o provimento nº 23/2020 do TJ/SP – Uma análise artigo por artigo do regulamento que atualizou as Normas de Serviço para cartórios extrajudiciais do Estado de São Paulo.