Solicitações dos titulares de dados pessoais: três passos para se preparar e cumprir a LGPD 2 de maio de 2022
2 de maio de 2022
Aprenda como estar preparado para receber requisições dos titulares de dados e encaminhar as demandas com agilidade, cumprindo a lei e as normas da corregedoria.
Introdução
Perante as serventias extrajudiciais, os titulares de dados podem ser usuários de serviços, colaboradores ou prestadores de serviço externos (desde que pessoas físicas). Preparando-se para atender à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), podem surgir algumas dúvidas. Como se preparar para responder às solicitações dos titulares? Existe uma orientação específica para o exercício dos direitos da LGPD perante os cartórios?
Felizmente, a matéria já está regulada na maioria dos estados por iniciativa do Poder Judiciário, em sua função fiscalizatória. Como se verá abaixo, 14 das 27 corregedorias estaduais já possuem normativas nesse sentido. A partir dessas previsões específicas, passa-se a expor um guia prático e seguro sobre como se preparar para o atendimento às solicitações de direitos dos titulares no cartório.
Seguindo os três passos abaixo, a serventia possuirá uma estrutura básica para receber as solicitações dos titulares de dados pessoais. É evidente que a satisfação correta e ágil dessas solicitações não depende apenas disso, mas de todo o restante do projeto de implementação da LGPD. Mas sem seguir esses passos não haveria sequer mecanismo para receber as demandas dos titulares; daí sua relevância.
1. Primeiro passo: escolher e nomear o encarregado de dados pessoais
O primeiro passo para atender os titulares é escolher e nomear o encarregado de dados, pois é ele quem recebe as demandas dos titulares, verifica sua pertinência e orienta a equipe na tomada de providências.
A indicação do encarregado é algo que decorre da própria LGPD (artigos 23, III e 41), sendo também prevista nos provimentos das corregedorias estaduais.
As formas de nomeação do encarregado podem variar conforme as normas de cada corregedoria.
Embora prepondere a indicação do contrato escrito, algumas normativas destoam, como a do Espírito Santo, que prevê modelo de nomeação por portaria. Recomenda-se, porém, que a indicação sempre seja materializada em forma escrita, por questão probatória.
Com exceção do provimento do Maranhão, que nada diz a respeito, as corregedorias são uníssonas: cada serventia extrajudicial deve possuir seu próprio encarregado de dados. Portanto, a escolha é esta: ou o cartório indica um encarregado (interno ou externo a seu quadro de prepostos) ou descumpre a normativa da corregedoria, incorrendo seu titular/interino/interventor na infração contemplada no art. 31, I da Lei nº 8.935/1994.
Em alguns provimentos, existe uma ressalva para serventias de menor porte, nas quais o próprio delegatário pode ser indicado como encarregado de dados (ex: Art. 23-D, § 6º, Provimento nº 45/2020 do TJES; Art. 12, § 2º, Provimento nº 15/2021 do TJMT; Art. 7º, §4º, Provimento nº 03/2021 do TJBA; etc.).
Embora essa ressalva não esteja prevista em todas as normativas, entendemos perfeitamente aplicável, por analogia, para os cartórios de todo Brasil.
Outra questão que precisa ficar clara é que não existe “indicação coletiva” de encarregado. O que pode ocorrer é apenas que uma pessoa (física ou jurídica) externa exerça a função para vários cartórios ao mesmo tempo.
Nesse ponto, convém destacar o papel das entidades representativas de notários e registradores. Tendo em vista suas funções institucionais, elas podem auxiliar seus associados com recursos e orientações para o cumprimento dos deveres da LGPD, inclusive a indicação do encarregado. Isso é previsto de maneira expressa em algumas legislações estaduais.
Todavia, como agentes de tratamento autônomos e diretamente envolvidos em muitas atividades de tratamento referentes aos dados pessoais, tais entidades representativas NÃO PODEM ser indicadas, elas mesmas, como encarregado de dados, por evidente conflito de interesses.
2. Segundo passo: criar um Canal de Atendimento
Após nomear o encarregado, o segundo passo é instituir um canal de atendimento para receber as solicitações dos titulares.
Mas o que afinal de contas seria esse canal?
O canal de atendimento nada mais é que um mecanismo visível para que os titulares de dados possam enviar solicitações sobre a LGPD. Em termos práticos, é um formulário para envio de e-mails com algumas opções pré-definidas disposto no site da serventia (ou em suas dependências física).
Caso a serventia deseje aprimorar ainda mais a comunicação, pode colocar opções no campo “Assunto”, indicando por exemplo a qual direito do art. 18 da LGPD a solicitação do titular está se referindo.
A forma de disponibilização do canal de atendimento, física ou digital, é de livre escolha de cada serventia. A única exigência é que ele esteja disponível de maneira visível para todos os interessados; para tanto, recomenda-se que sempre seja afixado na serventia um cartaz de divulgação com os dados do encarregado e o meio de acesso ao canal de atendimento.
3. Terceiro passo: recebendo as solicitações dos titulares
O terceiro passo é possuir uma um procedimento claro sobre como receber as demandas dos titulares. Sem prejuízo de maiores detalhamentos, entende-se pertinentes os seguintes passos iniciais:
(i) localização do cadastro do solicitante (se houver);
(ii) verificação da identidade do solicitante;
(iii) análise jurídica do pedido;
(iv) adoção das medidas cabíveis;
(v) comunicação a terceiros que tenham ingerência sobre os dados;
(vi) registro do atendimento.
Desses itens, destaca-se a verificação da identidade do titular, que é muito importante para evitar o repasse de informações a terceiros desautorizados. A verificação pode se dar de diferentes maneiras, tais como solicitação de envio de documentos por e-mail, confirmação de dados por ligação ou mesmo do recebimento de SMS/Whatsapp.
Por fim, é importante ressaltar que sempre se deve registrar os atendimentos das solicitações, mesmo que a resposta seja negativa. Isso é muito importante para que a serventia possua provas de que está cumprindo a LGPD e atende os direitos dos titulares.
Fonte: Solicitações dos titulares de dados pessoais perante os cartórios: três passos para se preparar e cumprir a LGPD. Revista de Direito Notarial. Sv. 3 n. 2 (2021): Jul-Dez.